В днешната дентална практика работим с все повече документи и бланки. Пациентите попълват документи при първа регистрация, въпросници преди манипулации, информирани съгласия, бланки към НЗИС, НЗОК и прочие и прочие. Този процес може да генерира много документи, които сме длъжни да пазим и съхраняваме за сравнително дълъг период от време. Представете си една ортодонтска практика с голям поток на пациенти - много от тях за тривиални неща като смяна на дъги, залепване на паднал брекет или ластици. Независимо от манипулацията изискването за попълнена документация остава.
Решението е дигитализиране на тези бланки, попълването им чрез телефон/таблет и запазването им на дигитален носител. Ето как подходихме в една софийска клиника, за да решим проблема: Идентифицирахме кои са бланките, които се използват в практиката. Няма да повярвате през годините колко различни варианти се бяха събрали. Отсяхме 3 ключови документа, с които започнахме - бланките за попълване преди първично посещение, преди хирургична операция и преди имплантологична манипулация. В последствие добавихме и информираните съгласия и други документи.
Всеки един образец беше копиран в дигитален вариант. Сега пациентът може да го отвори на телефона си или на таблета в клиниката и спокойно да го попълни. След като данните се попълнят, те отиват в централната система. Тази система може да бъде много неща - от обикновен код на питон или баш, през различни автоматизиращи софтуери(като n8n или zapier), та до най-новите варианти - AI агенти. Последните са много мощни инструменти и дават голяма свобода на действия. В нашия случай ние заложихме на средния вариант - автоматизираща система.
На снимките можете да видите как изглежда новата бланка за информирано съгласие преди хирургична интервенция. Пациентът може да я отвори и попълни на телефона си като сканира QR-кода или отвори NFC-то - по негово предпочитание. На втората снимкка е част от образеца на документа, който се генерира. На мястото на т.нар. плейсхолдери в скобите, системата попълва реалната информация и изгражда реалния документ за микросекунди.
След завършване генерира PDF файл, който се появява на рецепцията на клиниката. Там пациентът може спокойно да подпише същия файл чрез таблет за подписване. На края подписаният документ се съхранява на основния компютър и на още едно резервно място - т.нар. Backup. При нужда документът може и да се принтира на хартия от рецепция за ръчно подписване от пациента.
Разходи за разработка и поддръжка: За попълването на документите използвахме инструментите на гугъл, които са безплатни - Google forms, docs, sheets. "Мислещата" система е базирана локално на компютър в клиниката - работи 24/7 и струва колкото е консумацията на ток на компютъра при обичайна работа. В конкретния сценарии се спряхме на n8n. Падът за подписване има само първоначална цена на закупуване. Подписаните документи се съхраняват локално на компютъра и на външен хард - отново без разход във времето за поддръжка. Тоталът в края на процеса всъщност е 0.00лв за разработка и продължително ползване на тази система