" Дочувам за много интересни иновации и нови технологии, които навлизат в стоматологията, но аз не съм технически човек." Не е нужно да сте със сериозно техническо образование, за да се възползвате от автоматизацията, иновациите и AI. Просто трябва да разбирате какво е възможно, какво е реалистично и как да получите помощ. Нека първо обърнем внимание на въпроса, който освобождава най-много човекочасове от помощният персонал – автоматизацията.
Какво всъщност означава "автоматизация"?
Когато казвам "автоматизация", нямам предвид замяна на персонала с роботи, учене на програмиране или купуване на скъп корпоративен софтуер. Имам предвид свързване на инструментите, които вече се ползват и са безплатни - като Google Calendar и Gmail, Docs и други - така че да си говорят помежду си. Имам предвид елиминиране на повтарящи се ръчни задачи като копиране на информация от ръчно попълнени от пациентите формуляри в документи на компютъра. Имам предвид създаване на последователни, надеждни процеси, които се изпълняват по един и същи начин всеки път – спомагащи за предвидимост и надеждност.Това е всичко - нищо мистично, просто логика и свързаност.
Какво може и какво не може да се автоматизира?
Добри кандидати за автоматизация са задачи, които се случват по един и същи начин всеки път: повтарящо се въвеждане на данни, изпращане на рутинни имейли, създаване на документи от шаблони, преместване на информация от едно място на друго, организиране и съхранение на информация. В денталната практика това означава неща като превръщане на данни от формуляр за регистрация в досие на пациент, автоматични имейли след завършване на среща, заявки за отзиви и оценки след посещение, напомняния за час, съобщения за предстоящи профилактични прегледи.
Лоши кандидати за автоматизация са всичко, което изисква преценка или емпатия: работа с уникални ситуации на пациенти, сложно вземане на решения, изграждане на отношения с пациенти, клинични оценки, справяне с оплаквания. Правилото е просто: ако задачата изисква човешка преценка или състрадание, оставете я човешка. Ако е механична и повтаряща се - автоматизирайте я. Никога не автоматизирайте грижата и работата с пациенти, само работата с документи.
Реалните разходи и инвестиция?
Нека говорим в конкретни цифри. За софтуер може да се ползват продуктите на Google – Sheets, Froms, Docs, Calendar, прочие. Могат да се ползват и други open-source софтуери за автоматизация, подписване и различни функционалности. Цената на Google продуктите а 0лв/месец. Месечните такси за open-source софтуерите също са 0лв/месец.
За първоначална настройка имате два пътя. Можете да наемете някого да го настрои или да го направите сами. В единият случай заплащате на някого за услугата, в другия – цената е вашето време. Текущата поддръжка е минимална - около час-два на тримесечие за обновяване на шаблони, ъпдейт на софтуера или корекции по автоматизацията с поява на нови изисквания.
Ако автоматизацията спестява 3-4 часа седмично на персонал при 15-20 лева на човекочас, спестявате 2500-4000 лева годишно само в труд. Плюс добавена стойност за пациентите и система, която може да предостави данни за анализ на бизнес-процеса.
Как всъщност изглежда процесът?
Изграждането обикновено отнема ден или два, в зависимост от сложността на процеса. След това се тества обстойно. На следващата стъпка се обучава персонала – как да работи с новите инструменти, какво да очаква и за какво да съблюдава. Следва пускането на автоматизацията в реалната среда и наблюдаване на работата й.
Трябва ли да го направите сами или да наемете помощ?
Това решение зависи изцяло от индивидуалната ситуация. Винаги можете да го направите сами. Ако имате интерес в новите технологии и можете да отделите свободно време за изграждането на тези процеси – вариантът е съвсем валиден. Ако целите бърз резултат и ви водят най-вече бизнес нужди, желание за най-добри практики, трябва да работи перфектно от ден едно и нямате свободното време – наемемте консултант. Добрият консултант ви прави независими, не зависими.